Sie haben alle Kandidaten in Ihrem Recruiting interviewt, Ihre Vorauswahl ist getroffen und Sie drücken sich davor, einem Bewerber abzusagen? Die Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch ist nie einfach und gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben eines Recruiters. Der Kandidat hat schon viel Zeit und Mühe in den Bewerbungsprozess gesteckt und wird enttäuscht sein, von der Absage zu hören. Trotzdem verdient er es, über den weiteren Verlauf seiner Bewerbung informiert zu werden. Vor allem dann, wenn Sie ihn bereits persönlich bei einem Interview kennengelernt haben. 

Die Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch ist ein sehr sensibles Thema, bei dem sich eine ausgiebige Vorbereitung lohnt. In diesem Blog beantworten wir Ihnen daher die Frage: Wie schreibe ich eine Bewerbungsabsage? Außerdem erhalten Sie von uns eine hilfreiche Vorlage für die Absage einer Bewerbung. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung bekommen Sie die notwendige Inspiration, um mit der Formulierung zu beginnen. Zuletzt zeigen wir Ihnen, was es beim Absagegrund einer Bewerbung zu beachten gibt. Mit unseren Tipps können Sie ein unangenehmes Thema wie die Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch meistern.

 

 

Bewerbungsabsage formulieren

Wenn Sie eine Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch verfassen, ist es wichtig, die richtigen Worte zu finden. Da Sie bereits im engeren Kontakt mit den Kandidaten standen, sollten Sie eine individuelle Bewerbungsabsage formulieren. Verzichten Sie auf Standardfloskeln wie ‘Sehr geehrter Bewerber’ oder ‘Wir bedauern sehr Ihnen mitteilen zu müssen’ und versuchen Sie in einer persönlichen Art und Weise auf den Bewerber einzugehen. Hierzu gehört auch eine direkte Ansprache mit dem Namen des Kandidaten.

Die Absage nach dem Vorstellungsgespräch kann auch telefonisch erfolgen. Wir empfehlen das, weil Kandidaten einen persönlichen Anruf zu schätzen wissen und Ihr Unternehmen so trotz Absage in positiver Erinnerung behalten.

Wenn Sie sich für die Bewerbungsabsage per Mail entscheiden, ist es wichtig, die Stellenbezeichnung oder -nummer im Betreff zu nennen. Manche Kandidaten bewerben sich auf mehrere Stellen des gleichen Unternehmens und können Ihre E-Mail so schneller zuordnen. 

Egal ob am Telefon oder per Mail – die Formulierung der Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch ist immer ähnlich. Um eine Idee zu bekommen, wie Sie die Bewerbungsabsage formulieren können, geben wir Ihnen eine Vorlage für die nächste Absage einer Bewerbung. 

 

Vorlage für die Absage der Bewerbung

Wir zeigen Ihnen in 6 Schritten, wie Sie die Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch verfassen. Die Vorlage für die Absage der Bewerbung gibt Ihnen eine Beispielformulierung. 

 

1. Für Interesse bedanken

Bedanken Sie sich zunächst für das Interesse am Job und das nette Vorstellungsgespräch. 

Liebe/r Frau/Herr XY,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und der Stellenanzeige XY. Wir haben uns sehr gefreut, Sie bei einem persönlichen Gespräch kennenzulernen. 

 

2. Positive Aspekte nennen

Anschließend können Sie positive Aspekte nennen, die Ihnen im Bewerbungsgespräch aufgefallen sind. Betonen Sie, dass der Kandidat in der engeren Auswahl war und Ihnen die Entscheidung nicht leicht gefallen ist. 

Da Sie beim Bewerbungsgespräch einen freundlichen Eindruck gemacht haben und bereits in der engeren Auswahl waren, ist uns die Entscheidung nicht leicht gefallen.

 

3. Absage formulieren

Nun kommt der schwierigste Teil, dem Bewerber absagen und mitteilen, dass er den Job nicht bekommen hat. Seien Sie bei der Überbringung dieser Nachricht einfühlsam und freundlich. 

Leider haben wir uns schlussendlich für einen anderen Bewerber entschieden.

Sie bringen spannende Fähigkeiten mit, allerdings war Ihnen der andere Bewerber einen kleinen Schritt voraus. 

 

4. Wegen Aufbewahrung der Unterlagen fragen

Manchmal haben Sie viele geeignete Bewerber und müssen Kandidaten trotz guter Qualifikationen absagen. In diesen Fällen lohnt es sich, den Bewerber für zukünftige Stellenangebote in Betracht zu ziehen. Allerdings gibt es gewisse Regeln zur Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen nach der Absage. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt Unternehmen vor, Bewerberdaten spätestens nach sechs Monaten zu löschen. Mit einer schriftlichen Einwilligung des Kandidaten können Sie die Unterlagen jedoch länger aufbewahren. Zusätzlich lohnt es sich immer, den Bewerber auf weitere Stellenanzeigen hinzuweisen und einen Link zur Unternehmenskarriereseite einzubauen.

Da wir von Ihrem Auftreten sehr beeindruckt waren, würden wir Ihre Bewerbungsunterlagen gerne aufbewahren, um Sie für zukünftige Stellen in Betracht ziehen zu können. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt uns eine sechsmonatige Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen vor. Mit Ihrem schriftlichen Einverständnis können wir Ihre Unterlagen länger aufbewahren und Sie über passende Jobangebote informieren. 

Wenn Sie sich in der Zwischenzeit bereits selbst auf die Suche nach neuen Jobangeboten machen wollen, empfehlen wir Ihnen, bei unserer Karriereseite vorbeizuschauen. 

 

5. Alles Gute wünschen

Wünschen Sie dem Bewerber in jedem Fall alles Gute für die Zukunft und viel Erfolg bei der weiteren Jobsuche. 

Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei der weiteren Jobsuche. 

 

6. Persönlich unterschreiben

Wichtig ist zudem, dass die Person, die das Vorstellungsgespräch geführt hat, die Bewerbungsabsage formuliert und unterschreibt.

Natürlich passiert es auch mal, dass keiner der Bewerber geeignet war. In diesem Fall können wir Ihnen bei der Personalsuche helfen. Beginnen Sie ganz einfach mit dem Schalten einer kostenlosen Stellenanzeige.

 

Der Absagegrund für eine Bewerbung

Eine Situation, die im Bewerbungsprozess keine seltene ist: Der Bewerber fragt nach dem Grund für die Absage. Das ist auch verständlich, denn den Absagegrund für eine Bewerbung zu erfahren, kann dem Kandidaten helfen, sich zu verbessern. Viele Unternehmen schrecken vor dieser Frage zurück, da sie Angst vor potenziellen Klagen haben. Achten Sie darauf, dass die Absage einer Bewerbung rechtssicher ist und auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Rücksicht nimmt. Dieses verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität. Wählen Sie daher Ihre Worte mit Bedacht und vermeiden Sie Formulierungen wie ‘Sie passen nicht in unser junges Team’.

 

Welche Gründe für die Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch sind AGG-konform?

Bei der Absage nach dem Vorstellungsgespräch könnte einer der Gründe eine fehlende Qualifikation sein. Beispiele hierfür sind ein bestimmter Schulabschluss, spezielle Sprachkenntnisse oder eine spezifische Berufserfahrung. Um aufgrund der Anforderungen abzusagen, müssen Sie diese im Vorhinein in der Stellenausschreibung gelistet haben. Wichtig ist hierbei auch, dass die angegebenen Anforderungen tatsächlich benötigt werden, um die Aufgaben ausführen zu können. Sie haben Schwierigkeiten beim Schreiben eines Stellenangebots? In unserem Ratgeber haben wir für Sie ein Beispiel einer Stellenanzeige und zeigen Ihnen außerdem, wie Sie die Sichtbarkeit erhöhen können.

Ein Absagegrund für eine Bewerbung kann auch sein, dass der Kandidat stellenbezogene Gegebenheiten nicht erfüllen kann. Hierzu gehört das Umziehen an den Arbeitsort, abweichende Gehaltsvorstellungen, das Durchführen von Dienstreisen oder spezielle Arbeitszeiten.

Es kann vorkommen, dass der Bewerber alle genannten Qualifikationen und stellenbezogenen Gegebenheiten erfüllt, Sie aber aus subjektiven Gründen absagen möchten. Achten Sie darauf, dass der persönliche Grund keines der Diskriminierungsmerkmale aus dem AGG beinhaltet. Alle anderen zutreffenden und nachvollziehbaren Gründe können Sie in Ihrer Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch nennen. Ein AGG-konformer Ablehnungsgrund ist beispielsweise, dass keine Sympathie vorhanden ist.

Egal ob Sie schlussendlich einen Absagegrund für die Bewerbung nennen oder nicht – es ist immer sinnvoll, das Auswahlverfahren lückenlos zu dokumentieren. So können Sie im Falle einer Klage darauf zurückgreifen.

Die Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch kann sehr unangenehm sein. Keine Absage zu geben, ist aber nicht die Lösung. Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie sich ausführliche Gedanken, um am Ende die richtigen Worte zu finden. Der Bewerber wird es Ihnen danken, dass Sie ihm höflich Bescheid gegeben haben.