Werkstudent Officemanagement - Bürobedarf / Verwaltung / Teamveranstaltungen (m/w/d) in Köln

Jobbeschreibung

Als studentische Hilfskraft im Office Management bist du verantwortlich für die reibungslose Organisation und Verwaltung unseres Bürobetriebs. Du bist ein engagiertes Teammitglied, das sowohl die Bedürfnisse des Teams als auch die Anforderungen der Büroumgebung versteht und proaktiv handelt, um einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen. Durch deine sorgfältige Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen und das Büro stets bestens ausgestattet ist.

Was erwartet dich?

Als studentische Hilfskraft im Office Management bist du verantwortlich für die reibungslose Organisation und Verwaltung unseres Bürobetriebs. Du bist ein engagiertes Teammitglied, das sowohl die Bedürfnisse des Teams als auch die Anforderungen der Büroumgebung versteht und proaktiv handelt, um einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen. Durch deine sorgfältige Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen und das Büro stets bestens ausgestattet ist.

• Du übernimmst die Verantwortung für die Bestellung von Bürobedarf, Getränken und Lebensmitteln und stellst sicher, dass stets ausreichend Vorräte vorhanden sind.
• Du kommunizierst mit Vermietern und Ansprechpartnern für Bürodienstleistungen, verwaltest Büroverträge und koordinierst das Reinigungspersonal sowie andere externe Dienstleister.
• Du organisierst und verwaltest Arbeitsplätze und Büroausstattung, um eine optimale Arbeitsumgebung für das Team zu gewährleisten.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Konferenzräumen und organisierst die benötigten Materialien für Meetings und Workshops.
• Du überprüfst Kreditkartenabrechnungen und unterstützt bei der Vorbereitung der monatlichen Abrechnungen und Kostenberichte.
• Du planst und organisierst regelmäßige Teamveranstaltungen und Firmenfeiern, koordinierst Event-Locations, Catering und Rahmenprogramme.
• Du organisierst und buchst Hotels und Reisedienstleistungen für Mitarbeiter und Gäste und stellst sicher, dass alle Reisepläne reibungslos ablaufen.
• Du unterstützt das Team in allen administrativen Belangen und übernimmst ad-hoc Anfragen, um den Büroalltag effizient zu gestalten.

Was bieten wir dir?

• Flexible Arbeitszeiten: Du kannst deine Arbeitszeit frei einteilen und an deine persönlichen Bedürfnisse anpassen.
• Unterstützung während der Prüfungsphasen: Selbstverständlich kannst du deine Arbeit an Klausuren anpassen oder in dieser Zeit Urlaub nehmen.
• Möglichkeit, in verschiedene Abteilungen hineinzuschnuppern und Verantwortung zu übernehmen.
• Homeoffice-Optionen für eine optimale Work-Life-Balance.
• Weiterbildungsbudget, um deine berufliche Entwicklung zu fördern.
• Teamevents für eine starke Teamkultur und Zusammenarbeit.

Was solltest du mitbringen?

• Du bist eingeschriebene/r Student/in an einer Hochschule, idealerweise im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder einem ähnlichen Studiengang.
• Du bringst erste praktische Erfahrungen im Office Management oder in vergleichbaren administrativen Tätigkeiten mit.
• Du hast ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und handelst stets eigeninitiativ.
• Deine Arbeitsweise ist sorgfältig, strukturiert und zuverlässig.
• Du kommunizierst sehr gut in Deutsch und Englisch und fühlst dich sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Du bist ein Teamplayer und hast Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld

Extra Informationen

Status

Inaktiv

Ausbildungsniveau

Hochschule/Universität

Standort

Köln

Jobart

Minijob

Tätigkeitsbereich

Management

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Deutsch