Regierungsbeschäftigter (m/w/d) als Mitarbeiter im Büromanagement in Düsseldorf

Jobbeschreibung

Im Geschäftsbereich desMinisterpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle einer Regierungsbeschäftigten/eines Regierungsbeschäftigten (m/w/d) im Büro des Ministers für Bundes- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien und Chefs der Staatskanzlei zu besetzen. Die Tätigkeit beinhaltet im Rahmen der Zugleichzuweisung auch die Wahrnehmung der Aufgaben im Referat C 1 „Büro MCdS“. Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen. Was den Arbeitsplatz besonders machtAufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechs­lungs­reichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen. Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer. Um welche Aufgaben geht es konkret? Vorzimmer des Ministers und Chefs der Staatskanzlei im Rahmen des wöchentlich wechselnden Frühdienstes (8.00 – 16.30 Uhr) und Spätdienstes (11.00 Uhr – 19.30 Uhr): Bearbeitung des Postverkehrs Ein- und Ausgänge inkl. Erfassung in einer Datenbank Schriftgut fertigen insbesondere Textdateien formatieren und versandfertig machen, Serienbriefe erstellen und Tabellen in Excel führen Kommunikationsassistenz Weiterleiten von Informationen, Telefon-/E-Mail-Dienste, Faxen, Kopieren, Scannen Besprechungsassistenz Pflege des Terminkalenders, Terminabstimmungen, Unterlagen kopieren und zusammenstellen, Räume reservieren, Catering organisieren Dienstreisemanagement Unterstützung bei der Vorbereitung von Dienstreisen z.B. Buchung von Flügen/Zugtickets, Hotelreservierungen Recherche/Auskünfte Internet-Recherchen, sonstiges Einholen von Auskünften DatenmanagementPflege von Datensammlungen, Nutzen von Datenbanken Registraturassistenz insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten, Überwachung von Wiedervorlagen Zusätzliche Aufgaben im Referat C 1 „Büro MCdS“ Unterstützung bei der Korrespondenz und allgemeinen Organisation des Persönlichen Büros des Ministers Informationsweitergabe in die Fachabteilungen Erstellung von Briefentwürfen und Terminvorbereitungsmappen Unterstützung bei der organisatorischen Abstimmung mit den weiteren Referaten der Leitungsgruppe C (MCdS) Erledigung von Sonderaufgaben nach Weisung der Referatsleitung Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden. Was bringen Sie mit? Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen: eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation, Kaufleute für Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo) Kenntnisse im Terminmanagement Erfahrung im Vorzimmerdienst sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Zeichensetzung sehr gute IT-Fertigkeiten in MS Office, insbesondere in Word und Outlook professionelle Tastschreibfertigkeit Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen: gute Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise gute Organisationsfähigkeit gute Kommunikationsfähigkeit hoch ausgeprägte IT-Kompetenz, d.h. Die Fähigkeit sich in neue Anwendungen einzuarbeiten und diese anzuwenden freundliches Auftreten hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung Wünschenswert sind darüber hinaus: Kenntnisse über die Struktur und Organisation der Landesverwaltung und der Landesregierung Grundkenntnisse in Excel und PowerPoint Was wir bieten: einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz Die Eingruppierung im Assistenzbereich erfolgt grundsätzlich in der Entgeltgruppe 9a TV-L. Flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten moderne technische Ausstattung attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV Möglichkeit zum vergünstigten Erwerb eines Jobtickets gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung. Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungs­ge­setzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwer­be­hin­derten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt. Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte. Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird. Wie können Sie sich bewerben? Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes „w.M. MCdS C1“ bis zum 27. September 2024 vorzugsweise per Mail an: bewerbungenstk.nrw.de bzw. Auf dem Postweg an die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Referat I 2 „Personalangelegenheiten“ 40190 Düsseldorf. Der Bewerbung sind mindestens beizufügen: ein Anschreiben, ein aktueller Lebenslauf, Abschlusszeugnisse, durch den das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird, Arbeitszeugnisse, eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren), ggf. Ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw). Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden. Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „w.M. MCdS C 1“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im Pdf-Format zu übersenden. Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen. Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Leonard Falke (Tel. 0211/837-1707) zur Verfügung. Für sonstige Rückfragen steht Ihnen aus dem Personalreferat Frau RR’in Silvia Bonnen (Tel. 0211/837-1463) zur Verfügung. Kauffrau Kaufmann Bürokommunikation Betriebswirt BWL Organisation Sekretariat Sekretärin Wirtschaft Verwaltung Schbearbeitung Leiter Leitung Büro Sachbearbeiter Sachbearbeitung Management

Extra Informationen

Status

Offen

Ausbildungsniveau

Hochschule/Universität

Standort

Düsseldorf

Jobart

Vollzeitstelle (mit Erfahrung)

Veröffentlicht am

17-09-2024

Tätigkeitsbereich

Sekretariat / Assistenz

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Deutsch