Regierungsbeschäftigter (m/w/d) als Mitarbeiter im Büromanagement in Düsseldorf

Jobbeschreibung

Im Geschäftsbereich desMinisterpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle einer Regierungsbeschäftigten/eines Regierungsbeschäftigten (m/w/d) zu besetzen. Es handelt sich um eine Tätigkeit im Büro des Staatssekretärs und Amtschefs. Die Tätigkeit beinhaltet im Rahmen der Zugleichzuweisung auch die Wahrnehmung der Aufgaben einer Vorzimmerkraft im Büro der Leitungsgruppe C (MCdS). Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen. Werden Sie Teil des Teams und unterstützen Sie den Amtschef und den Gruppenleiter bei allen Aufgaben rund um die Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation. Was den Arbeitsplatz besonders machtAufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen. Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer. Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden. Um welche Aufgaben geht es konkret? Allgemeine Sekretariatsaufgaben in beiden Büros: Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs, auch im Rahmen des Digitalen Dienstweges (E-Laufmappe) Terminmanagement Fertigen von diversem Schriftgut Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen, (techn.) Vorbereitung von Video- und Telefonschaltkonferenzen) Zusammenstellung von Terminmappen, in Papier und elektronisch Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler) Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung) Materialmanagement Zusätzlich im Büro der Leitungsgruppe C (MCdS): Elektronische Veraktung/Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten) Zuarbeit für die Gruppenleitung, u.a.: Entwurf von Tagesordnungen sowie Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen; Erstellen von Briefen Im Bedarfsfall allgemeine Zuarbeit für die der Gruppe angehörigen Referate Was bringen Sie mit? Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen: abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo) sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung Von Vorteil sind: Erfahrungen im Vorzimmerdienst/Sekretariatswesen Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung gute Anwenderkenntnisse im Bereich der digitalen Arbeit Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen erwartet: ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise gute Kommunikationsfähigkeit gute Organisationsfähigkeit Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit freundliches und verbindliches Auftreten Serviceorientierung und Teamfähigkeit zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen Was wir bieten: einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten moderne technische Ausstattung attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten Rahmenbedingungen und Hinweise Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 9a TV-L. In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich. Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung. Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungs­ge­setzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwer­be­hin­derten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt. Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte. Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird. Wie können Sie sich bewerben? Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes w.M.-ACVZ GL C-2024 bis zum 20. September 2024 vorzugsweise per Mail an: bewerbungenstk.nrw.de bzw. Auf dem Postweg an die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Referat I 2 „Personalangelegenheiten“ 40190 Düsseldorf. Der Bewerbung sind mindestens beizufügen: ein Anschreiben, ein aktueller Lebenslauf, Abschlusszeugnisse, durch den das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird, Arbeitszeugnisse, eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren), ggf. Ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw). Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden. Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „w.M.-ACVZ GL C-2024“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im Pdf-Format zu übersenden. Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen. Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Ader (Tel. 0211/837-1531) zur Verfügung. Für sonstige Rückfragen steht Ihnen aus dem Personalreferat Frau Bonnen (Tel. 0211/837-1463) zur Verfügung. Kauffrau Kaufmann Bürokommunikation Betriebswirt BWL Organisation Sekretariat Sekretärin Wirtschaft Verwaltung Sachbearbeitung Leiter Leitung Büro Sachbearbeiter Sachbearbeitung Management

Extra Informationen

Status

Offen

Ausbildungsniveau

Hochschule/Universität

Standort

Düsseldorf

Jobart

Vollzeitstelle (mit Erfahrung)

Veröffentlicht am

17-09-2024

Tätigkeitsbereich

Sekretariat / Assistenz

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Deutsch